Всяка година има все повече компании, в които служителите се прехвърлят на дистанционна работа. А ситуацията с коронавируса през 2020 г. само стимулира тази тенденция. Изнесените счетоводни услуги стават все по-актуални. Такива услуги бяха сред първите, които се предоставят в онлайн формат. За много предприемачи ползите от аутсорсинг на счетоводни услуги са доста очевидни. Те обаче признават, че не са сигурни, че ще успеят да организират дистанционна работа и да осигурят контрол върху изпълнението на задачите. Все пак е по-лесно да се контролира служител, който е във офиса през цялото време.
Как да контролираме човек, който понякога е на стотици километри от офиса. Препоръчваме на всеки, който е сред съмняващите се, да обърне внимание на принципите и инструментите за дистанционно сътрудничество, които ще улеснят тези задачи.
Принципи на организация на работа с дистанционен счетоводител
Осигурете удобни и надеждни комуникации. Координирайте с изпълнителя или външния изпълнител начините на взаимодействие, които са удобни за вас: телефон, имейл, чатове, месинджъри. И също така се договорете за условията на комуникация. Поставете си ясни цели. За да избегнете всякакви спорове и съмнения, съгласувайте и подпишете двустранен договор за счетоводна поддръжка с дистанционен счетоводител. В него трябва ясно да се посочват задълженията и отговорностите на всяка страна по споразумението. Пакетните предложения, разработени от възложителя, ви помагат бързо да изберете подходящия набор от услуги. Използвайте дефинирани точки на прекъсване. Винаги да държиш пръста си на пулса. И в същото време не откъсвайте отново изпълнителя от работа. По-специално, CRM системите ви позволяват да контролирате ситуацията. Не забравяйте, че в живота винаги може да има непреодолима сила. И пандемията от 2020 г. е най-доброто доказателство за това. Бъдете готови за всяко развитие на събитията. И уредете изпълнителя незабавно да докладва за всички непредвидени ситуации.
Инструменти и технологии за работа с дистанционен счетоводител
Независимо от счетоводния формат, този бизнес процес включва обмен, обработка, съхранение и подготовка на документация. За това ще ви трябва: инструменти за работа с отдалечен счетоводител. Изберете метод за прехвърляне на документи и обсъждане на задачи. Някои хора намират за по-удобно да направят това чрез лична поща. И някой чрез месинджър или чрез специализирани онлайн системи като Planfix или Bitrix.
Организира работата на файловото хранилище за обмен на документи. Тя трябва да бъде удобна, функционална и надеждна услуга. Като алтернатива, GoogleDrive. Тази услуга ви позволява да споделяте, редактирате и работите с различна документация.
Обсъдете и съгласувайте начина на провеждане на срещите. Това могат да бъдат видеоконференции, онлайн срещи и др. Съвременните технологии и оборудване позволяват това да се реализира по всяко време. Например чрез Skype или Zoom. Изберете инструменти за контрол на изпълнението на функциите на възложителя.
